Die Aareon Hausverwaltung 2026 verfügt über eine umfangreiche Dokumentenverwaltung auf zwei Ebenen.

 

Der Aufgabenbereich Dokumente enthält die übergreifende Dokumentenverwaltung. Von hier aus sind alle gespeicherten Dokumente nach Kategorien gruppiert aufrufbar. Es werden die Kategorien HK-Abrechnungen, Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Mahnungen und Sonstige unterschieden. In der Kategorie Alle Dokumente werden alle gespeicherten Dokumente Kategorie übergreifend aufgeführt.

Die Dokumente werden zeilenweise mit ihrem Bezug zu einem Gebäude, einer Wohnung bzw. einem Kontakt, ihrer Bezeichnung sowie der Zugehörigkeit zu einer Kategorie aufgeführt.

Der Spalte Speicherort kann entnommen werden, wo das Dokument auf dem Rechner oder in einem Netzlaufwerk abgelegt ist. Sie können erkennen, dass immer nur eine Verknüpfung auf das Dokument gespeichert wird, nicht aber das Dokument selbst.

Dokumente werden komfortabel durch Doppelklick auf eine Listenzeile oder über die Funktionsleiste am Speicherort aufgerufen.

 

Alle in der zentralen Dokumentenverwaltung enthaltenen Dokumente sind auch in der Dokumentenverwaltung der Gebäude, Wohnungen oder Kontakte abgelegt. Sie werden dort jeweils im Register Dokumente unter Angabe der Kategorie und des Speicherorts angezeigt.

Die folgende Abbildung zeigt die Dokumentenverwaltung einer Wohnung.

 

Die übergreifende Dokumentenverwaltung und die Dokumentenverwaltung in den Stammdaten sind voll miteinander synchronisiert.

 

Alle Dokumente, die - wie Abrechnungen oder Auswertungen - direkt aus dem Programm heraus erstellt werden, können während der Druckausgabe im PDF-Format gespeichert werden. Die Verknüpfung auf die gespeicherten PDF-Dokumente wird sowohl in der zentralen Dokumentenverwaltung als auch in der Dokumentenverwaltung der jeweiligen Stammdaten abhängig von der Dokumentkategorie hinterlegt.

Wo die Dokumente physikalisch gespeichert werden, können Sie in den Optionen der Aareon Hausverwaltung angeben (siehe Datei Optionen Grundeinstellungen/Darstellung Dokumentenverwaltung). Das dort hinterlegte Verzeichnis wird dann bei der Archivierung der Druckausgabe vorgeschlagen. Standardmäßig befindet sich das Archiv-Verzeichnis unterhalb des Installationsverzeichnisses.

Übrigens: Alle in diesem Archiv-Verzeichnis abgelegten Dokumente werden automatisch Gegenstand der Datensicherung sowie der Rücksicherung. Sie brauchen also die Dokumente Ihrer Verwaltung in Zukunft nicht mehr separat zu sichern.

 

Die erzeugten PDF-Dokumente können optional bei der Archivierung der Druckausgabe in separate Einzeldokumente aufgeteilt.

Beim Erstellen einer Mieterabrechnung zum Beispiel enthält das Gesamtdokument alle Mieterabrechnungen eines Gebäudes. Zugleich werden separate Dokumente mit den einzelnen Mieterabrechnungen erzeugt und in der Dokumentenverwaltung der jeweiligen Wohnung abgelegt.

Die folgende Grafik veranschaulicht dieses Prinzip. Die Zuordnung der erzeugten PDF-Einzeldokumente in die Dokumentenverwaltung der jeweiligen Wohnung erfolgt automatisch.

 

Zusätzlich zu den PDF-Dokumenten der Druckausgabe können natürlich auch externe Dokumente manuell in die jeweilige Dokumentenverwaltung übernommen und von dort aufgerufen werden. Auf diese Weise lassen sich auch Dokumente von Plänen oder Grundrissen beliebigen Formats in der Aareon Hausverwaltung zugänglich machen.

Wenn Sie die externen Dokumente zuvor in das Archiv-Verzeichnis des Programms kopieren, werden diese analog zu den PDF-Dokumenten der Druckausgabe bei der Datensicherung berücksichtigt.