Im Arbeitsbereich Buchen wurde mit dem Modul Eingangsrechnungen die Möglichkeit geschaffen, Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern dauerhaft in einem Rechnungseingangsbuch zu speichern und mit den zugehörigen Buchungen zu verknüpfen.

Die Rechnungen werden mit den Rechnungsdaten erfasst, um Informationen zur Zahlung und Buchhaltung ergänzt und für die Weiterverarbeitung im Modul Zahlungsverkehr als Überweisungen bereitgestellt.

Dort werden sie analog zu anderen Überweisungen per XML-Datei oder über die HBCI-Schnittstelle an die jeweilige Bank übermittelt.

Jede Buchung, die aus einer Eingangsrechnung resultiert, wird mit dieser verknüpft. Diese Verknüpfung kann unmittelbar durch das Buchen der Zahlung beim Überweisen erfolgen oder auch noch später beim Verbuchen der Kontoumsätze durch das Zuweisen der erfassten Rechnung.

Auch bereits bestehenden Ausgabebuchungen kann nachtäglich eine Rechnung aus dem Rechnungseingangsbuch zugewiesen werden.

Alle zu einer Rechnung gehörenden Buchungen werden im Rechnungseingangsbuch aufgeführt. Umgekehrt sind alle Ausgabebuchungen, zu denen eine Rechnung im Rechnungseingangsbuch existiert, im Register Ausgaben durch ein Dokumentsymbol gekennzeichnet. Über dieses Symbol kann direkt aus der Buchung heraus auf die Rechnung im Rechnungseingangsbuch zugegriffen werden.

Im Zuge der Rechnungserfassung kann auch das Rechnungsdokument in einem beliebigem Format in das Rechnungsfenster hochgeladen werden. Beim Speichern der Rechnung wird das Rechnungsdokument automatisch in der Dokumentenverwaltung unter der Dokumentenkategorie Eingangsrechnung verknüpft. Zudem wird es im Dokumentenverzeichnis des jeweiligen Lieferantenkontaktes abgelegt.

Es können auch E-Rechnungen verarbeitet werden. In diesem Fall werden Rechnungsdaten aus der XML-Datei ausgelesen und in das Rechnungsfenster übernommen.

Wählen Sie im Navigator unter Buchen den Bereich Eingangsrechnungen. Die Liste der Eingangsrechnungen wird angezeigt. Die Anzeige erfolgt in der Standardeinstellung gebäudeübergreifend.

• Jede erfasste Eingangsrechnung wird in einer eigenen Zeile mit Ihrem Bezug zum Gebäude und den zentralen Rechnungsdaten aufgeführt.

• Über die Spalte Status können Sie erkennen, ob eine Rechnung nur erfasst ist oder auch bereits gebucht und damit erledigt wurde. Musste eine Rechnung storniert werden, besitzt sie den Status storniert.

• Das Rechnungseingangsbuch besitzt eine eigene Funktionsleiste über die Sie Einzelrechnungen anlegen, bearbeiten oder stornieren können.