Tragen Sie in das Feld Buchen für das Datum ein, an welchem eine Forderung fällig wird bzw. für wann Sie eine Zahlung erhalten haben. Das Buchungsdatum für Einnahmen wirkt sich auf das Mahnwesen aus, zu dem wir später noch kommen werden. An dieser Stelle soll erläutert werden, wie das Buchen-für-Datum korrekt einzugeben ist, damit intern eine ordentliche zeitliche Zuordnung vorgenommen werden und das Mahnwesen entsprechend reagieren kann.

Einnahmebuchungen (und auch die im Folgenden noch erläuterten Sonderbuchungen) werden über das Buchungsdatum dem Monat zugeordnet, dem sie zugeschrieben werden sollen.

Soll beispielsweise eine Einnahme - egal ob Forderung oder Zahlung - gebucht werden für den Monat Januar 2010, so ist das Buchen-für-Datum auf TT.01.10 zu setzen, wobei wir den Tag (TT) in diesem Beispiel vorübergehend noch unberücksichtigt lassen wollen. Bei der Interpretation des Datums werden der Januar (01) und das Jahr 2010 (10) für die Buchung fixiert, weswegen nach Ausführung dieser Einnahme in den Offenen-Posten ein entsprechender Eintrag für 01/2010 aufgeführt würde.

Für nicht verspätete bzw. zeitnahe Zahlungen richten sich die Angabe des Monats und Jahres nach der Wertstellung, d. h. entweder nach dem entsprechenden Eintrag auf Ihrem Kontoauszug oder aber bei Barzahlungen bzw. Schecks nach dem
Erhaltsdatum. Die Angabe des Tages ist in diesem Fall unwesentlich, Sie könnten genauso gut einen beliebigen Tag des jeweiligen Buchungsmonats einsetzen.

Haben Sie z. B. zu Beginn des Monats Januar 2010 eine Zahlung mit Wertstellungsdatum 07.01.10 auf Ihrem Kontoauszug, verwenden Sie dieses Datum als Buchungsdatum.

Wurde eine Zahlung verfrüht an Sie entrichtet, geben Sie als Buchungsdatum den ersten des Monats ein, dem die Zahlung zugeordnet werden soll.

Für z. B. eine Zahlung durch einen Mieter, die am 20.12.2010 als Mietzahlung für Januar 2010 einging, geben Sie als Buchungsdatum den 01.01.2010 an.

Wurde eine Zahlung verspätet an Sie entrichtet, geben Sie als Buchungsdatum den letzten des Monats ein, dem die Zahlung zugeordnet werden soll.

Also z. B. für eine Zahlung durch Eigentümer, die am 15.02.2010 als Rücklagenzahlung für Januar 2010 einging, geben Sie als Buchungsdatum den 31.01.2010 an.

Sie müssen sich nicht grundsätzlich an die Vorgaben zur Eingabe des Buchungsdatums für Zahlungen halten. Sie stellen eine Richtlinie für Sie dar, die es Ihnen ermöglicht, anhand des Buchungsdatums das Zahlungsverhalten der Mieter und Eigentümer zu kontrollieren. Sie können, wenn Sie wollen, jeden beliebigen Tag für den Monat, dem eine Buchung zugeordnet werden soll, nehmen. Wichtig ist jedoch, dass Monat und Jahr korrekt angegeben werden, da ja darüber die eigentliche zeitliche Zuordnung vorgenommen wird!

Bei Forderungen richten sich Monats- und Jahresangabe, wie bereits an anderer Stelle erwähnt, nach den entsprechenden Einstellungen in den Wohnungsstammdaten für den jeweils über Konto im Register Einnahmen gewählten Mieter oder Eigentümer der entsprechenden Wohnung. Die dafür relevanten Felder in den Wohnungsstammdaten sind:

• Zahlungsweise

• Zahlungstag

• Zahlungsmonat

Für den Monat und das Jahr von Forderungsbuchungen gelten die gleichen Bedingungen, wie für die Buchungen von Zahlungen. Diese müssen auch hier dem Monat und dem Jahr entsprechen, dem eine Forderung zugeordnet werden soll, d. h. dem Monat und dem Jahr des Fälligkeitsdatums, welcher bzw. welches sich aus den bereits vorab aufgeführten Feldern der Wohnungsstammdaten ermittelt. Der Tag des Buchungsdatums spielt auch hierbei keine Rolle, da es eigentlich wiederum nur auf den angegebenen Monat und das angegebene Jahr ankommt.

Die Ermittlung des Fälligkeitsdatums für eine Forderung sähe für die abgebildeten Daten am Beispiel des Monats Januar 2010 folgendermaßen aus:

Zahlungsmonat ist 1, also hätte die Zahlung im Januar zu erfolgen. Stünde dort eine 2, hätte die Zahlung für Januar im Februar zu erfolgen, usw.

Zahlungstag ist 3, womit die Zahlung am dritten des Zahlungsmonats zu erfolgen hätte. Stünde dort eine 4 hätte die Zahlung am vierten des Zahlungsmonats zu erfolgen, usw.

Für den Januar 2010 ergäbe sich somit als konkretes Fälligkeitsdatum der 03.01.2010. Bis zu diesem Zeitpunkt (inklusive) müsste eine äquivalente Zahlung erfolgen, damit die entsprechende Forderungsbuchung nicht in das Mahnwesen fällt, wobei hierfür noch weitere Felder von Bedeutung sind, die unter den Optionen zum Mahnwesen zu finden sind, aber an dieser Stelle noch unberücksichtigt bleiben können. Sie werden im Zusammenhang mit dem Mahnwesen erläutert.

Obwohl es auf den Buchungstag einer Forderung, wie schon bei einer Zahlungsbuchung nicht ankommt, sollten Sie der besseren Kontrolle halber versuchen, immer das konkrete Fälligkeitsdatum beim Buchen einer Forderung anzugeben. Auch das hilft Ihnen das Zahlungsverhalten Ihrer Mieter und Eigentümer über das Buchungsjournal besser kontrollieren zu können!

Im Folgenden finden Sie zum besseren Verständnis noch einige tabellarisch aufgeführte Beispiele für berechnete Fälligkeitsdaten:

Im dritten Beispiel für den Februar 2018 sehen Sie, dass es überhaupt keine Rolle spielt, ob die maximale Tageszahl mit dem Monatsletzten übereinstimmt oder nicht. Das Programm korrigiert automatisch auf den dementsprechenden Tag des folgenden Monats.

Soweit waren das alle Informationen an dieser Stelle über das Buchungsdatum für Forderungen und Zahlungen im Register Einnahmen. Weiteres erfahren Sie im Zusammenhang mit dem Mahnwesen.