Datenfelder der Umlagekonten

In der Umlagekonten-Maske stehen Ihnen die im Folgenden beschriebenen Felder zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass einige Felder je nach Einstellung auch ausgeblendet werden können. So sind z. B. die Felder im Bereich Lagerfähig und Warmwasserwärmemengenzähler für dieses Gebäude verwenden nur dann eingeblendet, wenn die Option Lagerfähig bzw. Warmwasserwärmemengenzähler für dieses Gebäude verwenden (siehe Besondere Eingabefelder beim Konto '4598 Warmwasseraufbereitung) aktiviert wurden.

Kontenauswahl	In der obersten Auswahlliste wählen Sie ein Umlagekonto aus der Liste aller für das Gebäude vorhandenen Umlagekonten aus. Die weiteren Felder des Dialogs beziehen sich dabei immer auf das in diesem Feld ausgewählte Konto.
Standardbuchungstext	Der Standardbuchungstext gibt an, welcher Buchungstext beim Buchen auf dieses Konto automatisch vorgegeben werden soll. Natürlich kann dieser bei jeder Buchung manuell überschrieben werden. In vielen Fällen reicht es jedoch aus, wenn Sie als Buchungstext z. B. "Hausmeistergehalt" verwenden. Solch einen Text können Sie hier als Standardtext hinterlegen, sodass Sie ihn nicht bei jeder Buchung auf dieses Konto neu eingeben müssen.
Umlagefähig	Über dieses Kontrollkästchen steuern Sie, ob die Kosten für das Umlagekonto auf die Mieter umgelegt werden können oder nicht. Ob Sie bestimmte Kosten auf die Mieter umlegen können oder nicht, ist zum einen gesetzlich geregelt und zum anderen abhängig von der Ausgestaltung der Mietverträge. Beachten Sie: Nicht umlagefähige Kosten gehen immer zu Lasten der Eigentümer. Der Verwalter bezahlt diese Kosten von den Hausgeld-Vorauszahlungen der Eigentümer. Bei der Jahresabrechnung werden dann die Hausgeld-Vorauszahlungen mit den nicht umlagefähigen Kosten verrechnet, genauso wie für die Mieter die Heiz- und Nebenkostenvorauszahlungen mit den tatsächlich angefallenen umlagefähigen Kosten verrechnet werden. Aktiviert Das Umlagekonto wird in der Mieterabrechnung umgelegt. Voraussetzung: Die Umlageschlüssel wurden eingestellt. Das Umlagekonto wird in der Gesamt- und Einzelabrechnung umgelegt. Gesamtkosten (§35a EStG) aus dem Umlagekonto werden in Haushaltsnahe Dienstleistungen als umlegbar berücksichtigt. Voraussetzungen: Die Umlageschlüssel wurden eingestellt und die Gesamtkosten wurden gebucht Deaktiviert Das Umlagekonto wird in der Mieterabrechnung NICHT umgelegt. Das Umlagekonto wird in der Gesamt- und Einzelabrechnung unter Nicht Umlegbar umgelegt. Gesamtkosten (§35a EStG) aus dem Umlagekonto werden in Haushaltsnahe Dienstleistungen als NICHT UMLEGBAR berücksichtigt. Voraussetzungen: Die Umlageschlüssel wurden eingestellt und die Gesamtkosten wurden gebucht
Hinweis	Für den Fall, dass lediglich ein bestimmter Prozentsatz der Kosten auf die Mieter umgelegt werden soll, können Sie den genauen umlagefähigen Prozentsatz einstellen.
Rücklage	Definiert das Umlagekonto als Rücklagenkonto. Einige Kostenarten, wie z. B. die Kosten für Großreparaturen an der Fassade, kostspielige Modernisierungen, usw. sollen von den Eigentümern nicht auf einmal in dem Jahr bezahlt werden, in dem sie anfallen. Vielmehr werden solche Baumaßnahmen meist schon im Voraus geplant und die finanziellen Mittel hierfür angespart. Die Eigentümer eines Gebäudes sparen z. B. über mehrere Jahre einen Betrag an, mit dem dann das Dach erneuert werden soll. Eine solche Ansparung wird in der Hausverwaltung mit der Instandhaltungsrücklage verwaltet. Im Gegensatz zum Hausgeld, das für die laufenden, nicht umlagefähigen Kosten verwendet wird, werden die Zahlungen der Rücklage nicht mit jeder Abrechnung gegen die tatsächlichen Kosten gegengerechnet, sondern die Einzahlungen werden über mehrere Jahre gesammelt, bis eine entsprechende Baumaßnahme bezahlt werden muss. Für solche Baumaßnahmen muss also ein Umlagekonto definiert werden, welches aus dem Sparbetrag der Rücklage bezahlt wird. Aktiviert Bei dem Umlagekonto handelt es sich um ein Rücklagenkonto. Bei Buchungen wird dieses Konto in der Gesamt- und Einzelabrechnung unter B Entwicklung der Erhaltungsrücklage berücksichtigt. Gesamtkosten (§35a EStG) aus Umlagekonto werden in Haushaltsnahe Dienstleistungen als NICHT UMLEGBAR berücksichtigt. Voraussetzungen: Die Umlageschlüssel wurden eingestellt und die Gesamtkosten wurden gebucht. Deaktiviert Bei dem Umlagekonto handelt es sich um KEIN Rücklagenkonto. Bei Buchungen wird dieses Konto in der Gesamt- und Einzelabrechnung NICHT unter B Entwicklung der Erhaltungsrücklage berücksichtigt. Gesamtkosten (§35a EStG) aus Umlagekonto werden in Haushaltsnahe Dienstleistungen als NICHT UMLEGBAR berücksichtigt. Voraussetzungen: Die Umlageschlüssel wurden eingestellt und die Gesamtkosten wurden gebucht.
von Eigentümerabrechnung ausnehmen	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wird das Umlagekonto nicht in der Eigentümerabrechnung berücksichtigt. Das Kontrollkästchen wird unter folgenden Voraussetzungen angezeigt: bei umlagefähigen Umlagekonten (Kontrollkästchen ist Umlagefähig ist aktiviert). bei Rücklagekonten (Kontrollkästchen Rücklage ist aktiviert). Verwendungsbeispiel für umlagefähige Umlagekonten Wenn Ihre Verwaltung für ein Gebäude sowohl die Mieter- als auch die Eigentümerabrechnung erstellt, können Sie mit dieser Einstellung bewirken, dass bestimmte Kosten wie die Grundsteuer auf die Mieter umgelegt und entsprechend in der Betriebskostenabrechnung ausgewiesen werden, in der Eigentümerabrechnung aber unberücksichtigt bleiben. Fachlicher Hintergrund: Grundsteuer bezahlt jeder Eigentümer selbst, sie darf also nicht auf der Eigentümerabrechnung erscheinen. Allerdings kann die Grundsteuer auf die Mieter umgelegt werden. Ist das Kontrollkästchen von Eigentümerabrechnung ausnehmen im Umlagekonto 4080 Grundsteuer aktiviert, erscheinen die auf diesem Konto gebuchten Kosten nur in der Betriebskostenabrechnung, in der Einzel- und Gesamtabrechnung wird das Umlagekonto 4080 Grundsteuer nicht unter den Ausgaben aufgeführt. Umlagefähig = Aktiviert + von Eigentümerabrechnung ausnehmen = Aktiviert Das Umlagekonto wird in der Mieterabrechnung umgelegt. Das Umlagekonto wird in der Gesamt- und Einzelabrechnung NICHT umgelegt. Gesamtkosten (§35a EStG) aus Umlagekonto werden in Haushaltsnahe Dienstleistungen als umlegbar berücksichtigt. Voraussetzungen: Die Umlageschlüssel wurden eingestellt und die Gesamtkosten wurden gebucht. Umlagefähig = Aktiviert + von Eigentümerabrechnung ausnehmen = Deaktiviert Das Umlagekonto wird in der Mieterabrechnung umgelegt. Das Umlagekonto wird in der Gesamt/Einzelabrechnung umgelegt. Gesamtkosten (§35a EStG) aus Umlagekonto werden in Haushaltsnahe Dienstleistungen als NICHT UMLEGBAR berücksichtigt Voraussetzungen: Die Umlageschlüssel wurden eingestellt und die Gesamtkosten wurden gebucht. Verwendungsbeispiel für Rücklagekonten Rücklage = Aktiviert + von Eigentümerabrechnung ausnehmen = Aktiviert Das Umlagekonto wird in der Gesamt- und Einzelabrechnung unter "B Entwicklung der Erhaltungsrücklage" NICHT berücksichtigt Gesamtkosten (§35a EStG) aus Umlagekonto werden in Haushaltsnahe Dienstleistungen als NICHT UMLEGBAR berücksichtigt. Voraussetzungen: Die Umlageschlüssel wurden eingestellt und die Gesamtkosten wurden gebucht. Rücklage = Aktiviert + von Eigentümerabrechnung ausnehmen = Deaktiviert Bei Buchungen wird dieses Konto in der Gesamt- und Einzelabrechnung unter B Entwicklung der Erhaltungsrücklage berücksichtigt. Gesamtkosten (§35a EStG) aus Umlagekonto werden in Haushaltsnahe Dienstleistungen als NICHT UMLEGBAR berücksichtigt. Voraussetzungen: Die Umlageschlüssel wurden eingestellt und die Gesamtkosten wurden gebucht.
MwSt.	Im Auswahlfeld MwSt. können Sie angeben, mit welchem Mehrwertsteuersatz die Kosten dieses Kontos belastet sind.
Kategorie für Anlage V	Aareon Hausverwaltung 2026 bietet hier für zukünftige Anwendungsfälle die Möglichkeit an, eine Kategorie für die Anlage V einzustellen.
Lagerfähig	Umlagekonten können als lagerfähig gekennzeichnet werden. Für diese Konten ist dann ein Anfangs- und Endbestand zu buchen. Verbrauch und Endbestand ergeben sich aus den Zukäufen im Wirtschaftsjahr. Die Vorgehensweise ist identisch zur Bestandsbewertung bei Vorratsbrennstoffen. Detaillierte Informationen erhalten Sie im Kapitel Lagerfähige Umlagekonten.
Umlageschlüssel	Über die Umlageschlüssel geben Sie an, wie die Kosten auf Mieter bzw. Eigentümer verteilt werden sollen. Kosten können zum Beispiel unter anderem nach der Wohnfläche, der Anzahl der Personen, nach dem Wasserverbrauch oder Miteigentumsanteilen etc. verteilt werden. Zusätzlich bietet Ihnen Aareon Hausverwaltung 2026 die Möglichkeit, zwei verschiedene Umlageschlüssel zu definieren, wobei jeweils ein bestimmter Teil der Kosten über den ersten und der restliche Teil der Kosten über den zweiten Umlageschlüssel verteilt wird. Ein Beispiel für solch eine Teilung findet sich z. B. bei den Heizkosten. Diese werden über den Verbrauch und über den umbauten Raum auf die Mieter umgelegt. Über die Prozentwerte rechts neben den beiden Umlageschlüsseln können Sie festlegen, welche Anteile der Kosten auf die einzelnen Schlüssel entfallen sollen.

Wo werden die Umlageschlüssel verwendet?

Bei der Zuordnung der Umlageschlüssel können Sie anhand der Spalte Verbrauchsart erkennen, wo die Umlageschlüssel verwendet werden.

Verbrauchsart	Wo werden Schlüssel dieser Verbrauchsart verwendet?
Heizung Strom Wärmezähler Gesamtwasser Kaltwasser Warmwasser	Diese Umlageschlüssel werden ausschließlich in der Zählerverwaltung verwendet. Sie steuern die Kostenumlage auf Basis der Zählerstände. Die Bezeichnung der Umlageschlüssel ist fest vorgegeben.
Wohnungsbezogen	Diese Umlageschlüssel werden in der Wohnung verwendet. Hierzu zählen auch die in der Wohnung angelegten speziellen Schlüssel. Die Bezeichnung der speziellen Schlüssel kann frei vergeben werden. Andere wohnungsbezogene Umlageschlüssel wie z.B. qm Wohnfläche oder beheizte Fläche sind begrifflich vorgegeben.
Kostenumlage	Diese Umlageschlüssel stammen aus der Kostenumlage. Sie können dort mit frei wählbarer Bezeichnung angelegt werden. Zu den Umlageschlüsseln dieser Kategorie zählen z.B. der Umlageschlüssel Externe Heizkostenabrechnung.
Systemintern	Diese Umlageschlüssel werden vom Programm verwendet. Die Bezeichnung dieser Schlüssel kann nicht geändert werden.