Das Register Dokumente enthält die automatisiert gespeicherten Druckausgaben von Abrechnungen oder Auswertungen sowie manuell hinzugefügte externe Dokumente. Es werden grundsätzlich immer nur die Verknüpfungen auf die Dokumente gespeichert, nicht aber die Dokumente selbst.
Ausführliche Informationen zur stammdatenbezogenen und stammdatenübergreifenden Dokumentenverwaltung finden Sie hier.
Dokument im Vorschaufenster anzeigen
Über das Kontrollkästchen Dokumentenvorschau wird der Inhalt eines in der Liste markierten Dokuments in einem Vorschaufenster angezeigt, ohne dass Sie das Dokument öffnen müssen.
Die Anzeige unterstützt auch die Darstellung von E-Rechnungen im Format ZUGfERD und X-Rechnung.
Weitere Informationen hierzu erhalten Sie hier.
Neues Dokument manuell hinzufügen
Die Dokumente können per Drag & Drop in die Dokumentenverwaltung der Wohnungen gezogen werden. Alternativ fügen Sie die Verknüpfung über das Plus-Symbol ein. In beiden Fällen öffnet sich ein Fenster, in dem Sie dem Dokument Detailinformationen mitgeben können.
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Datei |
Name und Verzeichnispfad des Dokuments. Wurde das Dokument per Drag & Drop in das in die Liste der Dokumente gezogen, ist das Feld mit dem Verzeichnispfad vorbelegt. Haben Sie das Dialogfenster über das Plus-Symbol geöffnet, müssen Sie die Datei über die drei Punkte auswählen. |
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Zuordnung |
Definiert die Zuordnung des Dokuments zur Wohnung. |
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Gebäude |
Enthält die Bezeichnung des geöffneten Gebäudes. |
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Wohnung |
Enthält die Bezeichnung der geöffneten Wohnung im Gebäude. |
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Bezeichnung |
Legt fest, unter welcher Bezeichnung das Dokument gespeichert werden soll. Wurde das Feld per Drag & Drop übernommen, ist das Feld mit dem Dateinamen vorbelegt. Die Vorbelegung kann geändert werden. |
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Kategorie |
Ordnet dem Dokument eine Dokumentkategorie fest. Unter der hier angegebenen Dokumentkategorie wird das Dokument auch in der übergreifenden Dokumentenverwaltung abgelegt. |
Dokument öffnen
Wählen Sie in der Dokumenten-Liste das gewünschte Dokument aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument öffnen.
Öffnen Sie das Dokument alternativ mit einem Doppelklick auf die Listenzeile.
Das Dokument wird in der entsprechenden Anwendung geöffnet.
Zu jedem automatisiert oder manuell hinzugefügten Dokument können die Dokumentinformationen bearbeitet werden. Auf diese Weise können Sie zum Beispiel die Bezeichnung oder auch die Dokumentzuordnung nachträglich noch ändern.
Klicken Sie in der entsprechenden Dokumentenzeile auf das Bearbeiten-Symbol. Es öffnet sich das Fenster Dokument bearbeiten.
Passen Sie die Zuordnung, die Bezeichnung oder die Kategorie entsprechend an. Das Feld Datei kann nicht bearbeitet werden. Sie können nur über die drei Punkte eine andere Datei auswählen.
Alle hier verknüpften Dokumente können einzeln oder als Gruppe in ein beliebiges Verzeichnis auf Ihrem Rechner oder auf ein Netzlaufwerk exportiert werden. Die Dokumente müssen im Vorfeld des Exports in der Liste selektiert werden.
Bei Bedarf können die exportierten Dokumente in einer ZIP-Datei zusammengefasst werden. Details zu diesem Thema finden Sie hier.