Das Speichern von personenbezogenen Daten darf nur solange erfolgen, wie hierfür eine Einwilligung vorliegt bzw. es einem definierten Zweck (Zweckbindung) dient, z.B. der Durchführung eines Mietvertragsverhältnisses.
Mit dem Wegfall der Zweckbindung (z.B. durch Vertragsbeendigung) sind alle personenbezogenen Daten zu löschen. Löschen kann auch das Überschreiben oder Anonymisieren von Daten bedeuten, so dass die Person in der Software nicht mehr identifiziert werden kann.
Gegen die unmittelbare Umsetzung des Rechts auf Löschung der personenbezogenen Daten sprechen die Aufbewahrungsfristen u.a. aus der Abgabenordnung oder dem Handelsgesetzbuch. Das bedeutet: Personenbezogene Daten und Dokumente dürfen erst nach dem Ablauf dieser Fristen gelöscht werden.
Umsetzung in der Aareon Hausverwaltung 2025
Die neue Aareon Hausverwaltung 2025 erlaubt das Überschreiben bzw. Anonymisieren von personenbezogenen Daten, wenn der Zweck für die Verarbeitung der Daten z.B. durch Vertragsbeendigung entfallen und die Aufbewahrungsfristen von Daten und Dokumenten gemäß Abgabenordnung verstrichen sind.
Aareon Hausverwaltung 2025 schlägt Ihnen hierzu eine Liste von Kontakten mit Verträgen vor, die länger als 10 Jahre nicht mehr aktiv sind und deren letzte Buchung älter als 10 Jahre ist. Es dürfen auch keine offenen Posten mehr vorhanden sein.
Mit einem Mausklick können dann alle personenbezogenen Daten zu den Verträgen überschrieben bzw. anonymisiert werden.
Mit dem Überschreiben bzw. Anonymisieren der personenbezogenen Daten wird der Anforderung der EU Datenschutz-Grundverordnung zum Löschen Rechnung getragen.
Was wird gelöscht bzw. anonymisiert?
Aareon Hausverwaltung behandelt die personenbezogenen Daten und Datensätze beim Anonymisieren von Verträgen wie folgt:
Anonymisieren der personenbezogenen Daten im Vertrag.
Anonymisieren des referenzierten Kontakts, sofern diese nicht in einem anderen Vertrag verwendet wird, der nicht überschrieben werden darf.
Anonymisieren der personenbezogenen Daten in den Buchungen zum Vertrag (Verwendungstext, Gegenkonto).
Anonymisieren von Zählerständen mit Bezug zum Vertrag.
Löschen der Kontoumsätze mit Bezug zum Vertrag.
Löschen von Kautionsvereinbarungen zum Vertrag.
Deaktivieren und Löschen von SEPA-Mandaten zum Vertrag.
Personenbezogene Daten in archivierten Abrechnungen, Mahnschreiben etc. werden beim Löschen und Überschreiben nicht berücksichtigt, da diese Dokumente im Regelfall als Sammel-PDF erstellt werden. In diesen PDF-Dokumenten können personenbezogene Daten nicht von der Aareon Hausverwaltung anonymisiert bzw. gelöscht werden.