Das Register zur Verwaltung der Offenen Posten befindet sich ebenfalls in der Buchungsverwaltung. Sie können dieses Register auch direkt aus dem Navigationsbereich heraus aufrufen:

• Wählen Sie den Offenen Posten im Aufgabenbereich Buchen.

Im Journal des Registers OP / Mahnen sammeln sich die Summen sämtlicher Einnahme-, Sonder- und Automatik-Buchungen - diese werden nach zugeordneten Monaten und innerhalb eines Monats getrennt nach Buchungsart im Fall der Sonderbuchungen sowie getrennt nach Einnahmeart im Fall von Einnahmebuchungen zusammen gefasst.

Die folgende Abbildung zeigt das Register der Offenen-Posten mit einigen Positionen:

Die aufgeführten Summen resultieren aus der Gegenüberstellung bzw. der Differenz der jeweiligen Forderungen und Zahlungen. Sie stellen sozusagen die Salden der aufgeführten Einnahmearten und der Sonderbuchungsarten dar. Die Summen werden allerdings nicht über das gesamte Gebäude gebildet, sondern für jeweils einen Mieter- bzw. Eigentümerzeitraum, was auch sinnvoll ist, da die Umlage der Kosten bezogen auf diese Zeiträume durchgeführt werden muss.

Sie können die Einnahme- und Sonderbuchungen und somit indirekt auch die Automatik-Buchungen kontrollieren, indem Sie sämtliche Beträge eines Monats gleicher Art für einen Mieter bzw. Eigentümer dort zunächst aufsummieren. Die Summe muss mit dem Betrag des entsprechenden Mieter bzw. Eigentümers in den Offenen-Posten übereinstimmen. Bilden Sie z. B. die Summe aller Mietforderungen und -zahlungen für den Mieter "XYZ" der Wohnung "ABC", so muss in den Offenen-Posten, soweit verschieden von 0, ein entsprechender Datensatz im Journal geführt werden.

Positive und negative Beträge in den Offenen-Posten

In den Offenen-Posten können auch negative Beträge auftauchen. Dabei gilt Folgendes:

• Ist die Zahlungssumme größer als die Forderungssumme, dann ist der Offene Posten negativ (Verbindlichkeiten Ihrerseits).

• Ist die Zahlungssumme kleiner als die Forderungssumme, dann ist der Offene Posten positiv.

• Ist die Zahlungssumme gleich der Forderungssumme, dann wird kein entsprechender offener Posten aufgeführt.

 

Sie sehen so auf einen Blick, von wem Sie noch Geld bekommen und gegenüber welchem Mieter bzw. Eigentümer Sie eine Verbindlichkeit aufgrund eines Zahlungsüberschusses haben.

Sinn und Zweck ist es nun, dass Sie über einen Offenen-Posten auf einfache Art und Weise eine Zahlung, entweder Ihrerseits an einen Mieter oder Eigentümer aufgrund eines Zahlungsüberschusses (negativer Betrag) oder seitens eines Mieters oder Eigentümers an Sie aufgrund einer Forderung (positiver Betrag), buchen können.

 

Da in der Regel der meiste Zahlungsverkehr über den Bankweg abgewickelt wird, sollten Sie zum Verbuchen geleisteter Zahlungen Ihre Kontoauszüge zu Hilfe nehmen.