Alle Abrechnungen und Auswertungen lassen sich direkt im Zuge ihrer Erstellung als PDF-Datei in der übergreifenden Dokumentenverwaltung speichern. Sie werden dabei entsprechend kategorisiert. Die Dokumente sind auch auf Kontakt-, Gebäude- und Wohnungsebene im Register Dokumente sichtbar. Natürlich können Sie Dokumente auch auf manuellem Weg in die Dokumentenverwaltung übernehmen. So lassen sich bspw. auch Dokumente wie der Energieausweis Ihres Hauses oder die Grundrisszeichnungen hinterlegen.
Und so können Sie Ihre Dokumente speichern
Sie haben im vorherigen Beispiel bereits die Abrechnungsfunktion kennengelernt. In diesem Beispiel werden wir nochmals eine Abrechnung erstellen und hierbei die Funktion Dokumente speichern näher beleuchten. Es werden zu diesem Zweck die Einzelabrechnungen der Eigentümer als PDF-Dokumente im Archiv-Ordner abgelegt und zugleich als Link in die Dokumentenverwaltung der einzelnen Wohnungen übernommen.
Klicken Sie im Navigationsbereich auf Dokumente. Analog zu den anderen Aufgabenbereichen ist auch die übergreifende Dokumentenverwaltung in weitere Themen untergliedert. In diesem Fall sind es die einzelnen Dokumentkategorien.
Klicken Sie zum Beispiel auf eine Kategorie. Die Dokumente werden zeilenweise mit ihrem Bezug zu einem Gebäude, einer Wohnung bzw. einem Kontakt, ihrer Bezeichnung, der Zugehörigkeit zu einer Kategorie und ihrem Speicherort aufgeführt.
Wir erstellen analog zu den Mieterabrechnungen die Eigentümerabrechnungen. Verwenden Sie hierzu im Menü ABRECHNUNGEN den Befehl Gesamt- und Einzelabrechnung.
Wählen Sie das Gebäude und die Wohnungen und starten Sie den Abrechnungslauf.
Setzen Sie unter Dokumentenverwaltung ein Häkchen in das Kontrollkästchen Dokument(e) speichern.
Damit legen Sie fest, dass die im Zuge des Abrechnungslaufs erzeugten Dokumente im PDF-Format gespeichert und in die Dokumentenverwaltung übernommen werden. Den Ablageort und die Bezeichnung der Dokumente können Sie festlegen, nachdem die Dokumente erzeugt und in der Vorschau geprüft wurden.
Starten Sie den Abrechnungslauf mit Start. Prüfen Sie die erstellten Abrechnungen in der Vorschau und starten den Ausdruck über das Drucksymbol des Vorschaufensters.
Sobald das Vorschaufenster geschlossen wird, wird das Dialogfenster Dokumente speichern angezeigt. Geben Sie in diesem Fenster jetzt abschließend an, wo und wie Sie die erzeugten Dokumente speichern möchten.
Die erzeugten PDF-Dokumente können optional bei der Archivierung der Druckausgabe in separate Einzeldokumente aufgeteilt.
Beim Erstellen einer Eigentümerabrechnung zum Beispiel enthält das Gesamtdokument alle Eigentümerabrechnungen eines Gebäudes. Zugleich werden separate Dokumente mit den einzelnen Eigentümerabrechnungen erzeugt und in der Dokumentenverwaltung der jeweiligen Wohnung abgelegt.
Die PDF-Dokumente werden je nach Einstellung erstellt und im angegebenen Archiv-Verzeichnis mit dem entsprechendem Namen gespeichert.
In der zentralen Dokumentenverwaltung werden die Dokumente in der zum Dokumenttyp gehörenden Kategorie abgelegt. Die Eigentümerabrechnungen sind im Beispiel über die Kategorie Abrechnungen aufrufbar.
Zugleich werden die erstellten Dokumente in der Dokumentenverwaltung des Gebäudes bzw. (bei Aufteilung des Gesamtdokuments) in der Dokumentenverwaltung der Wohnungen aufgeführt und entsprechend mit dem Speicherort verlinkt.
Das automatische Speichern der Druckausgabe ist auf das PDF-Ausgabeformat beschränkt.
Aareon Hausverwaltung bietet sowohl in der übergreifenden als auch in der stammdatenbezogenen Dokumentenverwaltung eine Dokumentenvorschau an. Damit haben Sie die Möglichkeit, den Inhalt einer verknüpften Datei zu sehen, ohne die Datei zu öffnen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dokumentenvorschau. Der Bereich für die Dateivorschau wird eingeblendet.
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