Für die Briefvorlagen im Word-Format nutzen Sie die Bearbeitungsfunktionen von Microsoft Word.
Die programminterne Vorlage enthält bereits Seriendruckfelder zum Druck der Verwalterdaten sowie zum Druck der Anschrift und Briefanrede. Die Position der Briefanschrift ist für die Anzeige in Briefumschlägen mit Sichtfenster optimiert.
Brieftext erfassen
Erfassen Sie den Brieftext und formatieren Sie das Dokument mit den Bordmitteln von Microsoft Word.
Seriendruckfelder hinzufügen
Ergänzen Sie die Briefvorlage um weitere Seriendruckfelder mit Hilfe der Serienbrieffunktionen von Word.
Positionieren Sie den Mauszeiger an die Stelle im Word-Dokument, an der Sie das Feld einfügen möchten.
Klicken Sie jetzt im Menüband auf Seriendruckfeld einfügen. Es öffnet sich die Liste mit allen Seriendruckfeldern passend zum Empfängerkreis der Vorlage.
Achten Sie darauf, dass auf jeden Fall die Option Datenbankfelder aktiviert ist. Nur so enthält die Liste auch Felder, die von der Aareon Hausverwaltung mit Inhalt gefüllt werden können.
Im Beispiel werden für den Empfängerkreis Mieter die Felder aus den Kontaktstammdaten, den Verwalterdaten und den Vertragsdaten der Mieter zur Auswahl angeboten.
Markieren Sie das Seriendruckfeld in der Liste und klicken Sie auf Einfügen.
Das Feld wird in das Word-Dokument eingefügt.
Schließen Sie die Liste der Seriendruckfelder.
Seriendruckfelder überprüfen
Bevor Sie Ihre Briefvorlage speichern, sollten Sie diese auf mögliche Fehler hin überprüfen. Sie können hierzu den Seriendruck mit Beispieldaten simulieren, um sicherzustellen, dass später auch alle Felder korrekt mit Inhalten aus der Aareon Hausverwaltung gefüllt werden.
Wichtig ist, dass die Briefvorlage nur Felder enthält, die der Aareon Hausverwaltung bekannt sind und dass die Feldnamen korrekt im Dokument notiert sind.
Klicken Sie im Menüband auf Auf Fehler überprüfen.
Es öffnet sich das Fenster Fehlerbehandlung.
Behalten Sie die vorgeschlagene Option bei und bestätigen Sie mit OK.
Word erstellt ein Seriendruckdokument und füllt hierbei die Textfelder mit Standardwerten aus der Aareon Hausverwaltung.
Besitzen alle Felder einen entsprechenden Wert, ist die Briefvorlage ohne Fehler.
Schließen Sie das Seriendruckdokument.
Speichern Sie abschließend die Briefvorlage über das Diskettensymbol oder über DATEI
Speichern.
Verändern Sie hierbei den Dateinamen nicht.
Ungültige Seriendruckfelder
Serienbrieffelder mit unbekanntem bzw. fehlerhaftem Feldnamen werden bei der Überprüfung ermittelt und angezeigt.
Feld löschen
Wenn ein Seriendruckfeld in der Vorlage vorhanden ist, aber nicht mehr von der Aareon Hausverwaltung verwendet wird (im Beispiel BriefanredeEnde), löschen Sie das Feld.
Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Feld entfernen.
Feld umbenennen
Wenn ein Seriendruckfeld in der Aareon Hausverwaltung umbenannt wurde, wählen Sie das neue Seriendruckfeld über Felder in Datenquelle aus.
Das Feld wird in der Vorlage ersetzt.
Wird ein neues Seriendruckfeld von der Aareon Hausverwaltung zur Verfügung gestellt, können Sie dieses über die Liste der Seriendruckfelder in Ihre Vorlage übernehmen.