Beim Erstellen einer Briefvorlage können Sie durch das Bezugsdatum angeben, zu welchen Zeitpunkt die Werte der im Serienbrief verwendeten Seriendruckfelder ermittelt werden sollen. Auf diese Weise können Sie z.B. in einem Serienbrief auch zukünftige Kosten ankündigen.
Beispiel: Die Hausverwaltung einer WEG möchte die Eigentümer über die für das kommende Wirtschaftsjahr geltenden Vorauszahlungsbeträge für Hausgeld und Rücklage informieren. Die Ankündigung soll per Serienbrief noch im alten Wirtschaftsjahr erfolgen.
Neue Vorauszahlungsbeträge hinterlegen
Die von der Eigentümergemeinschaft für das kommende Wirtschaftsjahr beschlossenen neuen Vorauszahlungsbeträge für Hausgeld und Rücklage werden mit Gültigkeitsdatum manuell in die Wohnungskosten eingegeben oder automatisiert aus dem Wirtschaftsplan übernommen.
Im Beispiel sollen die neuen Beträge ab dem 01.01.2025 gelten.
Neue Vorauszahlungen per Serienbrief ankündigen
Die Hausverwaltung erstellt eine Briefvorlage und verwendet darin die Seriendruckfelder für Hausgeld und Rücklage.
Die Ankündigung erfolgt im alten Geschäftsjahr.
Damit nicht die für das alte Geschäftsjahr gültigen Kosten in den Seriendruckfeldern gedruckt werden, sondern die zum 01.01.2025 beschlossenen, wird das Gültigkeitsdatum der neuen Vorauszahlungen als Bezugsdatum festgelegt.
Das Programm wird nun im Serienbrief die zum angegebenen Zeitpunkt gültigen Kosten ermitteln und in die Seriendruckfelder übernehmen.