Wurde das Gebäude mit seinen Wohnungen eingerichtet, kann für die Hausverwaltung das Tagesgeschäft beginnen. Betrachten wir die Buchungsverwaltung zunächst auf der Einnahmeseite. Diese umfasst im Wesentlichen die Forderungsbuchungen der Mieten und Nebenkosten, die in den vertraglich festgelegten Abständen die Mieterkonten entsprechend belasten. Auch die Forderungen aus Hausgeld und Rücklagen können hier komfortabel verwaltet werden.
So einfach buchen Sie Ihre Einnahmen mit der Automatik-Buchung
Über das Register Automatik führen Sie automatisierte Einnahme-Buchungen von Forderungen und Zahlungen jeweils für ein gesamtes Gebäude durch. Forderungen und Zahlungen lassen sich hierbei zusammen in einem Arbeitsgang buchen.
Sie können so bequem alle Einnahmearten für Mieter und Eigentümer buchen, ohne dass Sie die notwendigen Angaben für jeden Buchungssatz einzeln erfassen und buchen müssen. Die automatisch erzeugten Buchungsdaten können vor dem Buchen in einer Buchungsvorschau überprüft und ggf. bearbeitet werden.
Wechseln Sie in die Buchungsverwaltung. Klicken Sie hierzu im Aufgabengebiet Buchen auf Buchungen.
Wechseln Sie im Buchungsfenster auf die Registerkarte Automatik.
Wählen Sie das Gebäude aus, für das Sie eine Automatik-Buchung vornehmen wollen.
Beim Aufruf des Registers Automatik werden alle Wohnungen, alle Eigentümer und Mieter sowie alle Zahlungsarten berücksichtigt. Schränken Sie ggf. über die Auswahllisten die Automatik-Buchungen auf eine bestimmte Wohnung, einen bestimmten Eigentümer bzw. Mieter dieser Wohnung oder auf eine bestimmte Zahlungsart ein.
Geben Sie an, für welches Kalenderjahr die Buchungen erzeugt werden sollen, und legen Sie über das Feld Zeitraum-Auswahl den Buchungszeitraum fest (hier Februar).
Da wir Mieten, Nebenkosten und Hausgeld in einem Arbeitsgang buchen wollen, sind im Bereich Forderungen die entsprechenden Einnahmearten mit einem Häkchen zu versehen.
Geben Sie Im Feld Zahlungsdatum das Datum ein, an dem die Forderungsbuchung erfolgen soll.
Automatikbuchungen in der Buchungsvorschau prüfen
Die Buchungsvorschau erzeugt die Buchungsdaten anhand der Eingaben im Register Automatik. Sie können die Buchungen in der Vorschau prüfen und bei Bedarf anpassen.
Da wir im Beispiel nur Forderungen buchen, besteht die Buchungsvorschau nur aus Forderungsbuchungen. Die Summenzeile saldiert die Beträge der angezeigten Forderungsbuchungen.
Anhand der farblichen Kennzeichnung der Buchungszeilen können Sie sofort erkennen, ob im Buchungszeitraum bereits Forderungen mit der gleichen Buchungs- und Einnahmeart existieren. Grün gekennzeichnete Forderungen können gebucht werden, da für die Buchungs- und Einnahmeart im angegebenen Buchungszeitraum noch keine Buchung existiert.
Automatikbuchung ausführen
Klicken Sie in der Buchungsvorschau auf Buchen, werden die in den Listen angezeigten grün markierten Forderungen und Zahlungen gebucht. Sie erhalten eine Meldung, wie viele Positionen erfolgreich gebucht werden konnten.
Mit OK wird die Buchungsvorschau geschlossen. Sie befinden sich wieder im Register Automatik.
Die durch die Automatik erzeugten Buchungen werden im Buchungsjournal des Registers Eigentümer/MIeter im Sub-Register laufende Buchungen aufgeführt.
Die Buchungsverwaltung ist in vier Register untergliedert:
Über das Register Umlagekonto buchen Sie alle Ausgaben, d. h. sämtliche Kosten, die Ihnen während eines Abrechnungszeitraums entstanden sind.
Über das Register Eigentümer/Mieter buchen Sie alle Forderungen und Zahlungen gegenüber Eigentümern und Mietern. Das Register ist in die vier Sub-Register Laufende Buchungen, Nachzahlungen/Rückzahlungen, Mahngebühren und Sonderumlagen untergliedert.
Über das Register Automatik führen Sie - wie gezeigt - automatisierte Einnahme-Buchungen von Forderungen und Zahlungen jeweils für ein gesamtes Gebäude durch.
Buchungen im Register Bank geben Ihnen die Möglichkeit, den Banksaldo eines Bankkontos zu verändern, ohne eine abrechnungsrelevante Einnahme- oder Ausgabenbuchung zu erzeugen. Über eine Eröffnungsbuchung können Sie zum Beispiel den aktuellen Banksaldo erfassen.
Kapitelverzeichnis