Müssen Sie einem säumigen Mieter oder Eigentümer an seine Zahlungsverpflichtung erinnern, steht Ihnen das Mahnwesen hilfreich zur Seite. Als Grundlage des Mahnwesens dient die Offene Posten-Verwaltung, die Sie bereits kennengelernt haben.
Und so führen Sie einen Mahnlauf durch
Anhand der Liste der Offenen Posten kann die Hausverwaltung zu jedem Zeitpunkt prüfen, ob bei Rechnungen der Fälligkeitstermin überschritten bzw. das Datum erreicht wurde, an dem eine Mahnung erfolgen kann. Ist ein Mahnlauf erforderlich, erfolgt dieser bequem über eine spezielle Funktion.
Klicken Sie im Menüband auf den Befehl Mahnungen erstellen.
Treffen Sie im Fenster Mahnungen erstellen Ihre Einstellungen. Geben Sie im ersten Schritt an, ob Sie die Mahnungen für alle Gebäude oder nur für ein bestimmtes Gebäude erstellen wollen.
Legen Sie fest, ob im Mahnlauf nur Eigentümer, nur Mieter oder Eigentümer und Mieter berücksichtigt werden sollen.
Wählen Sie aus, welche Verträge berücksichtigt werden sollen.
Mit der Option Alle Offenen Posten drucken werden im Mahnschreiben alle offenen Posten einzeln aufgeführt, also sowohl Offene Posten aus Forderungen als auch offene Posten aus Gutschriften.
Setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen Zusätzlich Übersichtsliste erstellen. Sie erhalten den Ausdruck einer Liste über alle gemahnten Personen einschließlich der Mahnstufen sowie der zugehörigen Forderungsbeträge.
Geben Sie im Feld Fälligkeitsdatum das Datum an, an dem die Mahnung fällig wird und bis zu dem der angemahnte Betrag spätestens gezahlt werden muss. Das hier angezeigte Fälligkeitsdatum der Mahnung können Sie auf dem Mahnschreiben ausdrucken, wenn Sie in den Mahntexten den Platzhalter {Fälligkeit} verwenden
Erstellen Sie die Mahnungen über die Schaltfläche Drucken. In der Liste der Offenen Posten wird die Mahnstufe nach dem Mahnlauf automatisch angepasst.
Es werden in Aareon Hausverwaltung insgesamt drei Mahnstufen unterstützt. Sinn dieser Mahnstufen ist es, Mahnungen verschiedener Härte aussprechen zu können, um eine rechtlich abgesicherte Rechtfertigung für ggf. folgende gesetzliche Maßnahmen zu haben.
Die Fälligkeit einer Mahnung ermittelt sich aus dem in den Wohnungsstammdaten eingetragenen Fälligkeitstag sowie den vordefinierten Mahneinstellungen. Prüfen Sie diese Einstellungen im Backstage-Bereich über die Registerkarte DATEI Optionen Grundeinstellungen/Darstellung Mahnwesen.
Das Feld Fälligkeitsdatum ist wie folgt vorbelegt: Aktuelles Tagesdatum (Datum, an dem der Mahnlauf erfolgt) + Anzahl der Tage, die in den Mahneinstellungen im Feld Frist zur Fälligkeit hinterlegt wurde.
Beispiel: Eine Zahlung ist am 03.01.eines Monats fällig, Mahndatum ist der 13.01. Wird der Mahnlauf am 14.01. durchgeführt, wird bei einer hinterlegten Frist von 7 Tagen die Zahlung bis zum 21.01. angemahnt.
Zudem können Sie in den Grundeinstellungen zum Mahnwesen für jede Mahnstufe die Betreffzeile, den einleitenden Text des Mahnschreibens sowie Mahngebühren festlegen. Die Mahngebühren werden über eine Sonderbuchung mit der Buchungsart Mahngebühr in die Offene Posten-Verwaltung eingestellt und im Mahnlauf berücksichtigt.
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