Die Aareon Hausverwaltung 2025 verfügt über eine leistungsfähige Archiv-Funktion, über die Sie Ihre Dokumente verwalten können.

Die archivierten Dokumente sind auf zwei Wegen zugänglich:

• Im Navigationsbereich öffnen Sie mit dem Aufgabenbereich Archiv das zentrale Dokumenten-Archiv der Aareon Hausverwaltung. Hier sind alle archivierten Dokumente thematisch gruppiert aufrufbar.

• In den Stammdaten der Gebäude- und Wohnungsverwaltung werden im Register Dokumente jeweils die zum Gebäude bzw. zur Einheit gehörenden Dokumente aufgeführt.

 

Alle Abrechnungen und Auswertungen können - unabhängig vom Ausgabe-Format - standardmäßig in einem hierfür neu eingerichteten Verzeichnis gespeichert werden. Das Verzeichnis hat den Namen Archiv und befindet sich direkt unterhalb des Programmordners von Aareon Hausverwaltung 2025.

 

Der Vorteil des Archiv-Verzeichnisses gegenüber einem frei wählbaren Speicherort ist, dass alle in diesem Verzeichnis gespeicherten Dateien automatisch Gegenstand der Datensicherung sowie der Rücksicherung werden.

Sie brauchen also die Dokumente Ihrer Verwaltung in Zukunft nicht mehr separat zu sichern.

 

Abrechnungen und Auswertungen im PDF-Format lassen sich zudem automatisch archivieren. Das heißt:

• Die PDF-Dokumente können direkt im Zuge der Ausgabenerstellung im Archiv-Verzeichnis als PDF-Datei hinterlegt werden.

• Zugleich wird die Datei in der Dokumentenverwaltung der jeweiligen Stammdaten als Hyperlink verfügbar gemacht.

 

Die folgende Grafik zeigt die vereinfachte Vorgehensweise für das Erstellen von Mieterabrechnungen. Die Aufnahme des erzeugten PDF-Dokuments in die Dokumentenverwaltung der jeweiligen Wohnung erfolgt automatisch.

 

Je nach Abrechnungs- bzw. Auswertungstyp werden die archivierten PDF-Dokumente in der Aareon Hausverwaltung 2025 an unterschiedlichen Orten zugänglich gemacht. Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick darüber, welche Dokumentenverwaltung für welchen Dokumententyp zuständig ist.

 

Die Archivierungsfunktion ist ausschließlich auf das PDF-Ausgabeformat beschränkt.

Natürlich lassen sich auch Dokumente in anderen Dateiformaten im Archiv-Verzeichnis speichern. Die Aufnahme in die Dokumentenverwaltung der Stammdaten erfolgt aber nicht automatisch, sondern auf manuellem Wege über das Register Dokumente.