Im Archiv können Dokumente nicht nur schnell aufgefunden und geöffnet werden. Sie können im Archiv auch neue Dokumente wie Grundrisse, Skizzen oder Mietverträge unter Angabe einer Kategorie erfassen.
Klicken Sie im Menüband auf die Befehlsschaltfläche Neues Dokument. Es öffnet sich das Fenster Gebäude- oder Wohnungsauswahl.
Markieren Sie das oder die Gebäude bzw. Wohnungen, denen Sie das Dokument zuordnen wollen. Im Beispiel selektieren wir die Wohnung OG rechts.
Bestätigen Sie mit OK, gelangen Sie in das Fenster Neues Dokument. Dort geben Sie an, unter welchem Namen das Dokument im Archiv abgelegt werden soll. Zudem weisen Sie dem Dokument eine Dokumentkategorie zu. Die Kategorien werden unter Datei
Kataloge Dokumentkategorien angelegt. Im Feld Datei wählen Sie das Dokument aus.
Bestätigen Sie Ihre Angaben mit Speichern, wird das Dokument im Archiv gespeichert. Im Beispiel wurde der Wohnung OG rechts ein Grundriss zugeordnet.
Der ins Archiv übernommene Grundriss wird auch in der Dokumentenverwaltung auf Wohnungsebene aufgeführt.
Das zentrale Archiv und die gebäude- bzw. wohnungsbezogene Dokumentenverwaltung sind voll miteinander synchronisiert.