Die Fälligkeit einer Mahnstufe ist abhängig von verschiedenen Einstellungen für die Mieter und Eigentümer, die Sie in den entsprechenden Registern der Wohnungsstammdaten vornehmen können …
… sowie von den folgenden Grundeinstellungen des Mahnwesens.
Die Felder haben die folgende Bedeutung:
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Mahnstufe 1 … Tage |
nach Fälligkeit |
Hierüber geben Sie an, wie viel Tage nach Fälligkeit einer Zahlung eine Mahnung der Mahnstufe 1 erstellt werden soll. |
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Mahnstufe 2 ... Tage |
nach 1. Mahnung |
Über diese Angabe legen Sie fest, wie viel Tage nach Erstellen der ersten Mahnung eine Mahnung der Mahnstufe 2 erstellt werden soll. |
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Mahnstufe 3 ... Tage |
nach 2. Mahnung |
Analog zum vorab aufgeführten Punkt stellen Sie hier ein, wie viel Tage nach Erstellen der zweiten Mahnung eine Mahnung der Mahnstufe 3 erstellt werden soll. |
Zur Erinnerung sei nochmals auch die Bedeutung der relevanten Felder in den Wohnungsstammdaten kurz erläutert:
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Zahlungsweise |
Die Zahlungsweise gibt an, in welchem Intervall der Mieter Zahlungen ausführt. Die übliche Einstellung ist monatlich, es sind aber auch andere Zahlungsweisen, wie jährlich, halbjährlich, usw. möglich. |
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Zahlungstag |
Geben Sie hier bitte ein, zum wievielten des Monats die Zahlungen des Mieters fällig werden. Muss der Mieter die Rücklagenzahlungen beispielsweise am Anfang des Monats bezahlen, tragen Sie hier eine 1 ein. Muss er zur Mitte des Monats zahlen, tragen Sie z. B. eine 15 ein. |
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Zahlungsmonat |
Haben Sie als Zahlungsweise eine andere Einstellung als monatlich gewählt, so müssen Sie an dieser Stelle eintragen, in welchem Monat die Zahlung für die ausgewählte Zahlungsweise fällig ist. |
Die Vergabe der Mahnstufen wird vollständig automatisiert durch das Programm vorgenommen. Den einzigen Einfluss darauf haben Sie über die vorab aufgeführten Einstellungsmöglichkeiten. Sie sollten darum diese Einstellungen äußerst sensibel kontrollieren, sodass Sie keine falschen Mahnungen erstellen bzw. sich die Erstellung der Mahnungen über diese Einstellungen an den gesetzlichen Rahmenbedingungen orientiert.
Ermittlung von Fälligkeit und Mahndatum
Die Fälligkeit einer Mahnung ermittelt sich, indem zunächst über die relevanten Einträge der Wohnungsstammdaten das Fälligkeitsdatum für eine Zahlung ermittelt wird. Dabei sähe, zur Erinnerung, die Ermittlung des Fälligkeitsdatums für die abgebildeten Daten am Beispiel des Monats Januar 2010 folgendermaßen aus:
Zahlungsmonat ist 1, also hätte die Zahlung im Januar zu erfolgen. Stünde dort eine 2, hätte die Zahlung für Januar im Februar zu erfolgen, usw.
Zahlungstag ist 3, womit die Zahlung am dritten des Zahlungsmonats zu erfolgen hätte. Stünde dort eine 4, hätte die Zahlung am vierten des Zahlungsmonats zu erfolgen, usw.
Für den Januar 2010 ergäbe sich somit als konkretes Fälligkeitsdatum der 03.01.2010. Bis zu diesem Zeitpunkt (inklusive) müsste eine äquivalente Zahlung erfolgen, damit die entsprechende Forderungsbuchung nicht in das Mahnwesen fällt.
An dieser Stelle kommen nun die Felder in den Grundeinstellungen des Mahnwesens ins Spiel. Anhand des Fälligkeitsdatums wird das Mahndatum für die erste Mahnstufe einer Zahlung ermittelt, indem nun einfach die Tage, die für die Fälligkeit der ersten Mahnung in den Optionen angegeben wurden, auf dieses Fälligkeitsdatum addiert werden. Das Fälligkeitsdatum für die zweite Mahnung wird ermittelt, indem die Tagesangabe für diese Mahnstufe auf das Mahndatum der ersten Mahnung addiert wird. Analog dazu ermittelt sich das Fälligkeitsdatum der dritten Mahnung, indem die diesbezügliche Tagesangabe auf das Mahndatum der zweiten Mahnung addiert wird.
Die verschiedenen Mahnstufen werden erst erzeugt, wenn die Mahnungserstellung über den Optionen-Dialog des Mahnwesens definitiv ausgelöst wurde. Wie Sie dabei vorgehen müssen, erfahren Sie an späterer Stelle.
Im Folgenden zum besseren Verständnis noch einige tabellarisch aufgeführten Beispiele für berechnete Mahndaten:
An den fetten Einträgen in dieser Tabelle sehen Sie, dass es überhaupt keine Rolle spielt, ob die maximale Zahlungstagezahl mit dem Monatsletzten übereinstimmt oder eine Tagesangabe für eine Mahnstufe bei Aufaddierung den Monatsletzten des vorhergehenden Datums überschreitet. Das Programm korrigiert automatisch auf den dementsprechenden Tag des für das Mahndatum korrekten Monats.