Wie Sie bereits in den Offenen-Posten gesehen haben, existiert dort eine Spalte im Journal, die Mahnstufen anzeigt. Jedem Offenen-Posten wird automatisch bei Anlegen der entsprechenden Position für das Journal eine Mahnstufe zugewiesen. Logischerweise zunächst für jeden neuen Offenen-Posten die Mahnstufe 0.

Die folgenden Mahnstufen werden intern verwaltet und den Offenen-Posten in Abhängigkeit von verschiedenen Einstellungen innerhalb des Programms nach und nach zugewiesen, sobald das Mahnwesen gestartet wurde und die jeweilige Mahnstufe für einen offenen Posten fällig ist:

0: Bislang keine Mahnung.

1: Mahnung erster Mahnstufe wurde erstellt.

2: Mahnung zweiter Mahnstufe wurde erstellt.

3: Mahnung dritter Mahnstufe wurde erstellt.

Die Vergabe der Mahnstufen beschränkt sich auf die Forderungen (positive Beträge) innerhalb der offenen Posten. Für Verbindlichkeiten (negative Beträge) Ihrerseits gegenüber einem Mieter oder Eigentümer wird logischerweise keine Mahnstufenanpassung vorgenommen. Darum bleibt die Mahnstufe für Verbindlichkeiten konstant auf 0.

Sinn der verschiedenen Mahnstufen ist es, Mahnungen verschiedener Härte aussprechen zu können, um nicht zuletzt eine ordnungsgemäße bzw. rechtlich abgesicherte Rechtfertigung für folgende gesetzliche Maßnahmen, wie z. B. Pfändung oder Zwangsräumung zu haben, die in letzter Instanz auf ein Mahnschreiben der Stufe 3 möglich wären.