Über eine Sonderumlage wird der außerordentliche Finanzbedarf einer Wohnungseigentümergemeinschaft gedeckt. Die Höhe der Sonderumlage wird per WEG-Beschluss festgelegt.
Die beschlossenen Gelder dienen also überwiegend dazu, einen außergewöhnlichen sowie unvorhersehbaren Liquiditätsbedarf der Eigentümergemeinschaft abzudecken. Sie sind von jedem Wohnungseigentümer zusätzlich zum Hausgeld zu zahlen. Möglich sind Sonderumlagen aber auch zur Finanzierung von Modernisierungsmaßnahmen oder baulichen Veränderungen.
Eine Sonderumlage kann somit beschlossen werden, wenn das Hausgeld oder die Rücklage nicht ausreicht. Beim Buchen der Sonderumlage kann deshalb angegeben werden, ob es sich um eine Sonderumlage für das Hausgeld oder um eine Sonderumlage für Rücklagen handelt. Sie können das entsprechende Bankkonto auswählen.
Eine beschlossene Sonderumlage ist in der Jahresabrechnung darzustellen. Die Beitragsleistungen sind wie die Hausgelder als Einnahme auszuweisen.
Betreffen die im abzurechnenden Wirtschaftsjahr gezahlten Sonderumlagen Erhaltungsmaßnahmen, die im betreffenden Wirtschaftsjahr bereits abgeschlossen und abgerechnet wurden, sind die entsprechenden Zahlungen ebenso in der Jahresabrechnung darzustellen.
Der detaillierte Ausweis der Sonderumlagen in der Jahresabrechnung erfolgt über Verwendungszwecke, die im Katalog Sonderumlage Verwendungszweck hinterlegt werden.
Anteilsbeträge errechnen
Die jeweiligen Anteilsbeträge der beschlossenen Sonderumlage können komfortabel mit Hilfe eines Assistenten errechnet und direkt in die Forderungsbuchungen übernommen werden.
Einstieg
Wählen Sie im Register Sonderzahlungen/Sonderumlagen die Option Forderung.
Wählen Sie die erste Wohnung aus, für welche die Sonderumlage gebucht werden soll.
Wählen Sie im Feld Konto das zur Wohnung gehörende Eigentümerkonto aus. Nach der Auswahl des Eigentümerkontos wird die Schaltfläche Sonderumlage-Assistent angezeigt.
Anteile berechnen
Klicken Sie auf die Schaltfläche Sonderumlage-Assistent.
Das in der Buchungsverwaltung gewählte Gebäude ist voreingestellt. Die zum Gebäude gehörenden Wohnungen werden mit den jeweiligen Eigentümern tabellarisch aufgeführt.
Geben Sie im Feld Betrag den Gesamtbetrag der beschlossenen Sonderumlage ein.
Wählen Sie aus, ob es sich um eine Sonderumlage für die Rücklage oder für das Hausgeld handelt.
Handelt es sich um eine Sonderumlage für die Rücklage, müssen Sie noch das Rücklagenkonto auswählen, auf das die Forderungsbuchung erfolgen soll.
Wählen Sie den Umlageschlüssel, nach dem die Sonderumlage auf die einzelnen Eigentümer verteilt werden soll (im Regelfall erfolgt die Verteilung nach Miteigentumsanteil).
Wählen Sie jetzt noch den Verwendungszweck für die Sonderumlage aus. Unter dem hier angegebenen Verwendungszweck wird die Sonderumlage in der Jahresabrechnung ausgewiesen.
Die Verwendungszwecke für die Sonderumlage werden unter Datei 
Kataloge Sonderumlage Verwendungszweck verwaltet. Sie öffnen den Katalog über die gleichnamige Schaltfläche.
Geben Sie das Buchungs- und Belegdatum und im Feld Text den Verwendungstext für die Forderungsbuchung ein.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Beträge berechnen. Die berechneten Anteilsbeträge werden für jeden Eigentümer in der Spalte Betrag angezeigt.
Sie können die Anteilsbeträge ggf. über die Spalte Manuelle Korrektur noch ändern. Klicken Sie in das Feld der Spalte und geben Sie den Betrag, um den der Anteil erhöht (positive Eingabe) oder verringert (negative Eingabe) werden soll. Klicken Sie dann erneut auf die Schaltfläche Beträge berechnen.
Drucken Sie die Liste mit den Anteilsbeträgen der Sonderumlage zu Prüfzwecken über die Schaltfläche Liste drucken aus.
Anteilsbeträge in Forderungsbuchungen übernehmen
Erzeugen Sie direkt aus dem Sonderumlage-Assistenten die Forderungsbuchungen mit den Anteilsbeträgen der jeweiligen Eigentümer.
Geben Sie im unteren Bereich des Sonderumlage-Assistenten Buchungsdatum, Zahlungsdatum und einen Buchungstext ein.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Liste buchen. Sie erhalten eine Bestätigung über die Anzahl der durchgeführten Forderungsbuchungen.
Bestätigen Sie mit OK.
Schließen Sie den Sonderumlage-Assistent.
Forderungsbuchungen anzeigen
Für jeden Eigentümer des Gebäudes wird die Forderungsbuchung mit dem Anteilsbetrag gebucht. Die Forderungsbuchung besitzt die Buchungsart Sonderumlage Forderung.
Die folgende Abbildung zeigt die Forderungsbuchung für den Eigentümer der Wohnung EG rechts.
In der Offenen Posten-Verwaltung wurde für jedes Eigentümerkonto ein Offener Posten mit der Einnahmeart Sonderumlage Rücklage erzeugt.
Zahlung der Sonderumlage buchen
Gleichen Sie nach Eingang der Zahlung die auf den Eigentümerkonten bestehenden Forderungsbuchungen für die Sonderumlage durch die entsprechenden Zahlungsbuchungen aus. Die Vorgehensweise ist analog zur Zahlungsbuchung einer Sonderzahlung (siehe oben).
Wählen Sie im Register Sonderzahlungen/Sonderumlagen die Option Zahlung.
Wählen Sie die erste Wohnung und im Feld Konto das zugehörige Eigentümerkonto aus.
Wählen Sie im Feld Bankkonto das Bankkonto aus, auf dem der Zahlbetrag eingegangen ist.
Erfassen Sie Buchungsdatum, Zahlungsdatum und Buchungstext.
Geben Sie den Zahlbetrag (mit positivem Vorzeichen) ein. Wählen Sie aus, ob die Zahlung der Sonderumlage auf das Hausgeld oder die Rücklage erfolgt.
Wählen Sie im Feld Verwendungszweck aus dem Katalog Sonderumlage Verwendungszwecke, mit welcher Bezeichnung die Zahlung der Sonderumlage in der Jahresabrechnung ausgewiesen werden soll.
Klicken Sie auf Buchen.
Die Zahlungsbuchung der Sonderumlage besitzt die Buchungsart Sonderumlage Zahlung. Die Forderung auf dem Eigentümerkonto ist jetzt ausgeglichen. Der Saldo beträgt 0,00 EUR.
Weitere Verarbeitung der Sonderumlage
Die Sonderumlage wird wie eine Rücklagen-Einnahme behandelt.
Im Regelfall wird der auf dem Gebäudekonto gebuchte Gesamtbetrag der Sonderumlage auf ein separates Rücklagenkonten umgebucht.
Die Umbuchung erfolgt im Register Sonderbuchung-Bank durch zwei Sonderbuchungen.
In der ersten Buchung wird die Entnahme vom Gebäudekonto gebucht.
Die nachfolgende Buchung bucht die entnommene Sonderumlage auf das entsprechende Rücklagenkonto.
Die Entnahme, die sich auf die Sonderumlage bezieht, wird direkt auf das für die Sonderumlage eingerichtete Rücklagenkonto über eine entsprechende Ausgaben-Buchung gebucht. Die Buchung erfolgt zwischen dem entsprechenden Rücklage-Umlagekonto und dem Rücklagenkonto.