Üblicherweise haben Sie als Nutzer der Aareon Hausverwaltung bereits einen Vertrag mit dem Software-Anbieter abgeschlossen, welcher die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von personenbezogenen Daten durch einen Auftragsnehmer gemäß den Weisungen des Auftraggebers regelt. In der bisherigen Terminologie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) war ein solches Dokument als Auftragsdatenverarbeitungs-Vertrag oder ADV-Vertrag bekannt.
Mit Inkrafttreten der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung wird aus dem ADV-Vertrag der Auftragsverarbeitungs-Vertrag, oder kurz AV-Vertrag. Der Auftraggeber wird im neuen Sprachgebrauch zum Verantwortlichen und der Auftragsnehmer zum Auftragsverarbeiter.
Während nach dem alten Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ausschließlich der Auftraggeber für die Auftragsverarbeitung verantwortlich war, wird der Auftragsverarbeiter mit Wirksamkeit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung personenbezogener Daten mitverantwortlich. Das bedeutet: Nicht nur Sie als Verantwortlicher sondern auch der Auftragsverarbeiter (hier also der Software-Anbieter, der z.B. im Zuge einer Fernwartung der Aareon Hausverwaltung Kenntnis über personenbezogene Daten erlangt), haftet künftig direkt gegenüber den betroffenen Personen, wenn er diese Daten für eigene Zwecke oder die Zwecke Dritter nutzt.
Was ist zu tun?
Ihr Software-Anbieter wird sicherstellen, dass die bestehenden ADV-Verträge in rechtskonforme AV-Verträge umgewandelt werden.
Sie müssen hier also nichts tun.
Einen AV-Vertrag sollten Sie auch mit Reinigungsunternehmen abschließen, insofern diese z.B. beim Leeren von Papierkörben Zugriff auf personenbezogene Daten haben können und demnach als Auftragsverarbeiter fungieren.