Im folgenden Beispiel zeigen wir Ihnen, wie Sie für alle Mieter eines Wohnhauses eine Einwilligungserklärung ausdrucken und den Vorgang im Kontakt dokumentieren.
Einstieg
Klicken Sie im Bereich Datenschutz auf die Schaltfläche Einwilligungserklärung.
Es öffnet sich ein Fenster mit allen in der Aareon Hausverwaltung vorhandenen Kontaktdatensätzen.
Das zur Vereinbarung gehörende Musterformular wird im Bereich Drucken im Feld Berichtsdatei angezeigt.
Kontakte zusammenstellen
Im Bereich Filter stehen Ihnen verschiedene Selektionsmöglichkeiten zur Verfügung. Die Selektionskriterien lassen sich einzeln oder in Kombination miteinander verwenden.
Schränken Sie die Liste auf die gesuchten Dokumente/Mails ein.
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Kontakttyp |
Schränkt die Liste auf Kontakte des jeweiligen Kontakttyps ein. Besitzt das entsprechende Kontrollkästchen ein Häkchen, werden Kontakte des Kontakttyps angezeigt. Ist das Kontrollkästchen deaktiviert, sind die Kontakte des Typs nicht in der Kontaktliste enthalten. |
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Einwilligung / Verschwiegenheit |
Schränke die Liste auf Kontakte ein, für die noch keine Vereinbarung (Einwilligungserklärung / Verschwiegenheitserklärung) geruckt wurde und/oder für die noch keine Unterschrift vorliegt. |
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Gebäude |
Schränkt die Kontakte auf Kontakte eines bestimmten Gebäudes ein. Die Kontakte müssen hierzu einer Wohnung des Gebäudes als Eigentümer oder Mieter zugeordnet sein. |
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Schnellsuche |
Erlaubt die Eingabe eines Suchbegriffs. Die Suche erstreckt sich über alle Spalten der Kontaktliste. Die Suche wird unmittelbar nach Eingabe eines Zeichens ausgeführt. Es werden alle Kontakte angezeigt, die der eingegebenen Zeichenfolge entsprechen. Um die Selektion wieder aufzuheben, müssen Sie die Zeichenfolge im Suchfeld löschen |
Einwilligungserklärungen ausdrucken
Markieren Sie alle Kontakte in der Liste, für die Sie eine Vereinbarung ausdrucken möchten.
Lassen Sie das Kontrollkästchen Als gedruckt markieren aktiviert, wenn das Druckdatum der Vereinbarung in den selektierten Kontakten gespeichert werden soll.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken. Es öffnet sich das Dialogfenster mit den Ausgabe-Einstellungen.
Starten Sie die Druckausgabe.
In den markierten Kontakten wird im Anschluss in der Spalte Gedruckt das Datum des Ausdrucks angezeigt. Die Spalten Unterschrieben ist noch leer.
Anhand der beiden Spalten Gedruckt und Unterschrieben haben Sie also den aktuellen Stand der Vereinbarungen kontaktübergreifend im Blick.