Für das Einholen der Datenschutzvereinbarungen hält die Aareon Hausverwaltung entsprechende Musterformulare bereit.
Die Datenschutzvereinbarungen müssen ausgedruckt und an die jeweiligen Personen verschickt werden. Eigentümer und Mieter erhalten eine Einwilligungserklärung, externe Dienstleister eine Verschwiegenheitsvereinbarung.
Liegt Ihnen die unterschriebene Erklärung der Person vor, ist dies in der Aareon Hausverwaltung zu dokumentieren.
Es wird empfohlen, die unterschriebenen Einwilligungserklärungen und Verschwiegenheitsvereinbarungen sicher aufzubewahren.
Sie dienen Ihnen als Nachweis für die datenschutzkonforme Verarbeitung der personenbezogenen Daten in der Aareon Hausverwaltung.
Vorgehensweise
Aareon Hausverwaltung unterstützt Sie beim Einholen und Dokumentieren der Datenschutzvereinbarungen wie folgt:
Damit Sie nicht jede Person einzeln anschreiben müssen, können Sie den Ausdruck der Vereinbarungen in einer Massenverarbeitung durchführen. Die zu berücksichtigenden Kontakte werden in einem ersten Schritt über entsprechende Filterkriterien zusammengestellt.
Über spezielle Filter können Sie sich hierbei auch gezielt diejenigen Kontakte anzeigen lassen, für die noch keine Einwilligungserklärung / Verschwiegenheitsvereinbarung gedruckt wurde und / oder für die noch keine Unterschrift erfolgt ist.
Im Anschluss wird der Ausdruck gestartet.
Das Druckdatum kann im Kontakt der jeweiligen Person dokumentiert werden.
Liegt die unterschriebene Vereinbarung vor, ist das Unterschriftsdatum im Kontakt einzutragen.
Eine Archivierung der Vereinbarungen wird nicht unterstützt. Sie können aber wie gewohnt die unterschriebenen Vereinbarungen einscannen und in das Archiv übernehmen.
Musterformulare bearbeiten (Plus-Version)
In der Plus-Version der Aareon Hausverwaltung können Sie die Musterformulare für die Datenschutzvereinbarungen bei Bedarf mit dem Report-Designer anpassen. Es lässt sich auch ein eigenes Formular verwenden und auswählen.
Bearbeiten Sie die Formular zum Datenschutz über Datei 
Reportverwaltung.
Die gewählte Vorlage wird dann entsprechend voreingestellt.