Die sicherlich wichtigste Aufgabe eines Hausverwaltungsprogramms besteht darin, die über das Jahr anfallenden Kosten eines Objektes korrekt auf die Mieter und Eigentümer zu verteilen. Für die Umlage der einzelnen Kosten muss jeweils ein entsprechendes Umlagekonto mit entsprechendem Verteilungsschlüssel vorhanden sein.
Umlagekonto wozu?
Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, werden für jedes neue Gebäude die wichtigsten Umlagekonten automatisch angelegt. Dabei werden die Kosten auf verschiedene Art verteilt. Kosten wie Grundsteuer oder Hausreinigung werden üblicherweise komplett auf die Mieter verteilt. Als Verteilungsschlüssel wird die Wohnfläche der einzelnen Wohnungen verwendet.
Kreditzinsen oder Kontoführungsgebühren werden oft von den Eigentümern getragen, wobei der Gesamtbetrag über die Miteigentumsanteile auf die verschiedenen Eigentümer verteilt wird.
Durch die Umlageschlüssel der Umlagekonten kann die Hausverwaltung bei der Abrechnung die angefallenen Kosten automatisch korrekt auf die verschiedenen Mieter und Eigentümer umlegen.
Umlagekonten zum Gebäude anzeigen
Öffnen Sie wieder das Beispielgebäude Wohnpark 'Schöner wohnen' und wechseln Sie darin in das Register Umlagekonten.
Klicken Sie auf die Pfeiltaste des ersten Feldes. Es öffnet sich eine Liste mit allen Umlagekonten, die beim Anlegen des Gebäudes bereit gestellt wurden.
Wählen Sie bspw. das Umlagekonto Grundsteuer. Die Felder des Registers Umlagekonto werden jetzt mit den Kontoinformationen des gewählten Umlagekontos gefüllt.
Lassen Sie nach dem gezeigten Verfahren alle standardmäßig vorhandenen Buchungskonten im Bearbeitungsfenster anzeigen. Prüfen Sie, ob die Verteilungsschlüssel übernommen werden können oder auf Ihre Situation hin angepasst werden müssen.
Der Standardbuchungstext gibt an, welcher Text beim Buchen auf dieses Konto automatisch vorgegeben werden soll.
Umlagekonten können als lagerfähig gekennzeichnet werden. Für diese Konten ist dann ein Anfangs- und Endbestand zu buchen. Verbrauch und Endbestand ergeben sich aus den Zukäufen im Wirtschaftsjahr.
Kosten, die nicht zu 100 % auf die Mieter umgelegt werden können, gehen zu Lasten der Eigentümer. Der Verwalter bezahlt diese Kosten von den Hausgeld-Vorauszahlungen der Eigentümer.
Umlagekonten, welche die Heizungsabrechnung betreffen, besprechen wir im Rahmen der externen Heizkostenabrechnung.
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